Email Betreffzeile

Status: Draft, Version: 0.7
Erste Version: 2008/10
Letzte Änderung: 2008/12/02
Um die Handhabung von Emails für jedermann zu erleichtern, verwendet Rothmeyer Consulting im Emailverkehr folgende Methodik:

Betreffzeilen für Emails werden nach folgender Norm (d.h. Syntax) definiert:

Px:Typ:Thema
Px:Typ:Thema:#Bemerkung
Px:Typ:Thema:#Bemerkung:EOM
Px:Typ:Thema1;Thema2;Thema3:#Bemerkung oder Nachricht
Px:Typ:Thema1;Thema2;Thema3:#Bemerkung oder Nachricht
Px:
Priorität x, x = 1,2,3,4
d.h. P0 oder P1 oder P2 oder P3 oder P4

P0 heisst: bitte asap erledigen/reagieren/bearbeiten (z.B. weil finanziell dringend oder terminlich dringend)
P1 heisst: bitte wenn möglich heute oder innerhalb Tagen erledigen/reagieren/bearbeiten (z.B. weil finanziell oder terminlich wichtig, wichtige Info, etc.)
P2 heisst: bitte wenn möglich diese Woche erledigen/reagieren/bearbeiten
P3 heisst: bitte wenn möglich diesen Monat erledigen/reagieren/bearbeiten
P4 heisst: Bearbeitung ist für mich nicht wichtig...

P0 ist höchste Priorität

Typ:
A = Aktion, erfordert Aufwand, also nicht Rückruf(R) oder kurze Frage (Q) (es sind eventuell auch Infos(I) und Kommentare (K) enthalten)
I = nur Info
K = nur Kommentar
R = Rückruf (return call)
Q = Frage (von "Question")
T = Termin oder Termin-relvante info (auch z.B. Urlaub, Krankheit)


A => Bei A weiss ich, dass einer oder alle Adressaten etwas erledigen sollen
(nicht aberdie Personen auf CC).
I => Info-Email: d.h. in dieser Email wird keine Aktion gefordert.
K => nur Kommentar, z.B. als Antwort auf eine eingegangene email.
Q => nur eine kurze Frage, d.h. leicht zu beantworten (dies ist eigentlich strenggenommen eine Aktion)
R => Bitte um einen Rückruf (dies ist eigentlich strenggenommen eine Aktion)
T => Mitteilung eines Termins. Wenn eine Bestätigung erwartet wird, bitte dies in der Betreffzeile zum Ausdruck bringen.
Eigentlich ist dies dann auch eine Aktion, aber eine sehr spezielle: Termin mit Wunsch auf Bestätigung.

Thema:
sollte kurz und knackig sein.

Bemerkung:
zusätzliche Info zur Verwendung/Behandlung/Beantwortung der Email.

Wenn am Ende der Betreffzeile "eom" steht, dann besteht die email nur aus der Betreffzeile.
Hat also auch keinen Anhang, es sei denn Hinweis auf Anhang ist in der Betreffzeile!

Beispiele für Betreffzeilen, die nach diesem Standard aufgebaut sind:

P0:A:Bitte rufe mich asap an!:eom


P2:T:Ich bin vom 15.1.2009 bis 18.1.2009 in Urlaub

P1:A:Rechnung xxx ist bisher nicht eingegangen :#bitte bis 12.10.2008 erledigen

Wichtige Aktion. Erledigung ist in Bemerkung erwünscht bis zu Termin


P0:A:Bitte Rückruf, kann dich per Handy nicht erreichen #:ich bin nur bis 15:00 im Büro

Zeitlich dringende Aktion


P2:I:Prospektmaterial wie besprochen #:dies ist die überarbeitete Version

Zur Info, nicht so dringend, wenn möglich diese Woche ansehen


Weiteres zum Verfassen von Emails (wird noch ergänzt):

Das wichtigste:
- Emails kurz und bündig.
- wenn mehrere Themen in einer Email enthalten sind, dann eindeutig kennzeichnen, z.B.:
1)...
2)...
3)...