Email Checkliste
Erste Version: 2008
Letzter Update: 2009-09-03
Autor: Markus Rothmeyer
- Ist das das Medium Email für diese Aktion optimal ?
- Ist das Thema so heikel, dass ich besser anrufe oder dies im persönlichen Gespräch erledige ?
- Ist die Email wirklich notwendig ?
- Ist der Zeitpunkt jetzt optimal ?
- Kann ich die Email später absenden, mit Vorteil für mich / mein
Unternehmen (zum Beispiel weil dann mehr Informationen vorliegen)?
- 3 Uhr morgens oder 5 Uhr früh deuten eine Krise an
- Hat der Adressat Zeit dies jetzt zu lesen ? Wenn nein -> später senden ?
- Ziele: Kommt klar zum Ausdruck was ich erreichen möchte ?
- Habe ich das Thema wirklich durchdacht oder ist dies eine Wortwolke ?
- Ist die Betreffzeile optimal formuliert ? Siehe auch: http://www.rothmeyer.com/html/email_markup.html
- BCC darf nur ausnahmsweise verwendet werden -> prüfen, ob BCC wichtig ist.
- CC Liste: so kurz wie möglich
- Wenn mehr als ein Adressat, und wenn diese eine Aktions-Email ist, dann muss im Taxt klar ausgedrückt werden wer welche Aktion durchführen soll.
- Wenn die Email mehrere Punkte enthält,
- muss dies in der Betreffzeile sichtbar sein (Auflistung oder Anzahl Punkte)
- muss die Email intern klar gegliedert sein mit Aufzählung 1,2,3 oder a,b,c etc.
- Wichtige Emails sollten vor dem Absenden als Entwurf gespeichert werden. Korrekturlesen der Email ist Pflicht ! Ein
elektronisches Wörterbuch im Emailprogramm ist heute Standard und
hilft dabei, Tippfehler zu vermeiden, die peinlich sind.
- Kann man meine Formulierungen missverstehen ? Immer unmissverständlich formulieren !
- Vorsicht mit witzigen Anmerkungen: nicht alle Adressaten haben den gleichen Humor. Wenn Humor falsch eingesetzt wird, kann dies Riesenärger machen!
- Aktionen und Resultate: Habe ich klargemacht bis wann ich die Ergebnisse erwarte / brauche ?
- Ist mein Umgangston optimal ? Freundlichkeit macht sich immer bezahlt ! Im
Geschäftsleben begegnet man sich immer wieder - zwangsweise. Ein
Geschäftsmann kann eines am wenigsten gebrauchen: versteckte
Gegner !
- Ist die Email so kurz wie möglich ?
- Kann ich durch Weglassen von Worten / Abschnitten die Botschaft klarer machen ?
- Stelle ich mir durch Arabesken, unnötige Randbemerkungen oder Seitenhiebe selbst ein Bein ?
- Schwierige Emails: kann ich durch "Überschlafen" der Email zu einer besseren Argumentation finden?
- Sehr schwierige Emails laesst man am besten von einer unabhängigen und kritischen Person überprüfen.